生成AIを社内で使い始めたいのですが、どこから手を付けるべきですか

「当たり障りのない答えが返ってきた」で止まる方がほとんどです。原因はだいたい同じで、聞き方が短すぎるためです。ただ、それ以前に決めるべきことがあります。

最初の1業務を、この4条件で選ぶ

• 一人でできる（他部署の合意が要らない）
• 一業務だけ（全社の仕組みを変えない）
• 毎日か毎週、必ず発生する（月1回の仕事だと、慣れる前に忘れます）
• 失敗しても社外に出ない（社内文書であること）

この4つを満たす仕事を1つだけ選んでください。全社導入から入る会社は、ほぼ止まります。

製造業でよく最初に選ばれる業務

• 会議の議事録づくり（録音の文字起こし→要点整理）
• 見積もり返信メールの下書き（金額と納期は人が入れる）
• 作業手順書の清書（ベテランの説明を文章にする）
• 求人原稿・社内通達の下書き
• 取引先へのお詫び・お断りの文面のたたき台

逆に、最初に選ばないほうがよいのは、原価計算・在庫の判断・図面の解釈など「間違えたら金額が動く」仕事です。できないわけではありませんが、順番として後です。

指示文は、この4点を書けば急に変わります

1. 前提：誰が、どんな会社で、誰に向けて書くのか
2. 条件：字数、口調、絶対に入れる内容
3. 出力形式：メール本文か、箇条書きか、表か
4. やってはいけないこと：金額を勝手に決めない、分からない箇所は「要確認」と書く

特に4番目が効きます。「分からないときは、それらしい答えを作らずに『要確認』と書いて」と入れておくだけで、使えるかどうかが変わります。

最初の30日の進め方

• 同じ人が、同じ業務で、週1回30分だけ触る時間を決める
• うまくいった指示文を、そのままテキストファイルに貯める（これが会社に残る資産です）
• 30日後に、その業務が誰かの残業から外れたかどうかで判断する

効果の測り方は「時間が何分減ったか」より、「その仕事が、夜や土曜からいなくなったか」で見てください。社内の納得感がまるで違います。

入れてよい情報・いけない情報（先にA4一枚に）

ご質問にあった図面と原価の件です。始める前に、次の内容を一枚にして配ってください。ルールがないと、社員は怖くて使いません。逆に、ルールがないまま使われるほうが危険です。

• 入れない：図面そのもの、原価・単価、取引先名、個人情報、契約書の全文
• 入れてよい：社内向けの文章、一般的な技術の質問、自分が書いた文の推敲
• 共通：AIの出力をそのまま社外へ出さない。最終責任は必ず人が持つ
• 会社として契約した有料プランを使う（無料版と有料版で、入力の扱いが異なる場合があります。契約時に条件を確認してください）

費用と、外部に頼むかどうか

まずは有料プラン月20ドル前後を2〜3人分で十分です。研修を先に入れる必要はありません。研修は、社内に「これで楽になった」という実例が1つできてからのほうが、確実に定着します。

社長ご自身がもう少し触るべきか、という点については——最初の1ヶ月だけは、ぜひご自身で触ってみてください。社長が使えないものは、社員も使いません。ただし、選ぶ業務はご自身の仕事にしてください。他人の仕事を対象にすると、押し付けになります。